Трудовой договор всегда составляется в двух экземплярах: один для работодателя и второй для сотрудника. Человеку он может потребоваться для государственного органа или кредитной организации в качестве подтверждения, что он действительно осуществляет трудовую деятельность.
Предоставлять каждый раз оригинал договора может быть проблематично, поэтому лучше сразу решить вопрос, как заверить копию трудового договора, чтобы предоставлять ее по запросу вместе с другими бумагами.
В каких случаях нужна копия трудового договора
Копия трудового договора может потребоваться как работнику, так и работодателю.
| Гражданин | Организация | |
| Где может потребоваться | В банк, чтобы оформить кредит
Получить визу Оформить новый трудовой договор В суд для подачи иска В Пенсионный фонд для получения пенсии |
Для проверки контролирующими органами
В суд для подачи иска |
Кто заверяет документ
В локальных актах юридического лица должны быть прописаны лица, которые будут ответственны за заверение. На практике такие действия выполняют:
- Руководитель организации, который действует на основании устава.
- Доверенное лицо, который действует вместо руководителя на основании доверенности.
- Кадровик или бухгалтер, который действует на основании приказа.
- Арбитражный управляющий, который действует на основании судебного решения о банкротстве предприятия.
Дубликат трудового договора может быть заверен и у нотариуса, но для этого требуется предъявить ему оригинал.
Как заверить копию договора: пошаговая инструкция
Чтобы дубликат трудового договора имел юридическую силу, недостаточно просто снять ее с оригинала. Она должна быть правильно заверена, в соответствии с требованиями ГОСТа.
Подготовка документов и инструментов
Прежде чем приступить к снятию дубликата и его заверению, нужно убедиться в том, что оригинал соответствует требованиям:
- В нем присутствуют все листы.
- На нем есть подписи обеих сторон договора.
- Данные о нанимателе и сотруднике внесены без ошибок.
После проверки этих данных, можно приступать к копированию договора. Скопированные листы должны хорошо читаться, не должно быть смазанных и зажеванных ксероксом мест.
Чтобы сшить документ, нужно подготовить несколько инструментов:
- Шило.
- Нитки. Обязательно, чтобы они были белого или черного оттенка.
- Иголку.
- Белый лист бумаги.
- Клей.
- Печать.
Чтобы проставить отметку о заверении трудовой книжки, можно пользоваться специальным штампом. Он заказывается в фирме, занимающейся печатями, или набирается самостоятельно из набора.
Сшивание страниц
Заверенная копия трудового договора для банка или для иной организации должна быть прошита. Для этого все страницы слаживают вместе в правильном порядке и нумеруют.
Далее на левой стороне нужно сделать 2 или 3 отверстия – для этого используют шило. По готовым отверстиям бумаги сшиваются нитками, концы уводят на оборотную сторону получившегося документа и перевязываются в несколько узлов.
Концы ниток не обрезаются под ноль – остаются длинные хвостики, которые поверх заклеиваются белой бумагой. Но небольшие кончики должны торчать.
Проставление отметки
На белом листе, который служит в качестве наклейки, уполномоченный сотрудник должен написать слово “Верно”, после чего проставить на ней штамп.
Здесь же указывают:
- Должность сотрудника, который заверил дубликат.
- Его подпись.
- Расшифровка подписи.
- Дата, когда дубликат был заверен.
На отметке проставляется печать организации. В ситуации, когда дубликат создается для хранения в иной организации, на нем дополнительно проставляют отметку о том, где хранится оригинал.
Если листы не сшиваются, а скрепляются друг с другом степлером, то требуется заверить каждую страницу по отдельности. Отметка проставляется в нижней части страницы.
Какие ошибки можно допустить при заверении копии
Чтобы заверить дубликат, нужно выполнить несколько действий, которые требуют сосредоточиться даже на мелочах. Небольшая ошибка может стать причиной того, что бумаги будут считаться недействительным:
- Дописки, которые были выполнены с использованием ручки или карандаша.
- Размытый текст.
- Нечеткие подписи.
- Смазанный или не отпечатавшийся штамп.
- Печати неверного образца.
Правильно оформленный образец копии выглядит следующим образом.
Срок действия заверенной копии
Период, в течение которого данный документ будет иметь юридическое значение, зависит от той организации, куда он предоставляется:
- Для ПФР она должна быть выполнена не более, чем за 30 дней до подачи заявления.
- Для банков срок действия составляет две недели.
Ограничение по срокам существует по той причине, что в трудовой договор могут вноситься изменения, которые подтверждаются оформлением дополнительного соглашения. Поэтому перед тем, как заниматься сбором необходимых бумаг, стоит уточнить в организации, в течение какого срока будет действовать заверенная копия.
Как составить заявление о выдаче нанимателем копии
В статье 62 ТК указано, что работодатель предоставляет работнику документы, касающиеся его трудовой деятельности, на основании заявления.
В нем должны быть отражены следующие данные:
- Данные руководителя и наименование организации.
- Должность и ФИО заявителя.
- Ссылка на статью 62 ТК.
- Просьба предоставить копию договора.
- Дата составления и подпись заявителя.
Заявление оформляется в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Один передается руководителю, а второй остается у заявителя с отметкой о получении. Уполномоченный сотрудник должен снять копию и заверить ее в течение трех дней с момента получения соответствующего заявления.
Копия, заверенная должным образом, может потребоваться как работнику, так и работодателю. Поэтому нужно знать, как правильно ее заверить, чтобы документ обрел юридическую силу, и мог предоставляться в другие организации в качестве факта подтверждения трудоустройства.
Как правильно заверить копии документов: копия верна, образец: видео.
Сталкивались ли вы с необходимостью оформить копию трудового договора? Были ли сложности с заверением этого документа? Поделитесь своей историей в комментариях.
