Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку — правила заполнения

В поисках себя человек неоднократно меняет место работы и вид деятельности. А ведь каждое трудоустройство, перевод или увольнение отражается в его трудовой книжке. Когда таких записей становится много, место под них заканчивается и приходится воспользоваться дополнительным документом. У неопытных кадровиков часто возникают сложности с тем, как вшить вкладыш в трудовую книжку.

Если отнестись к этой простой на первый взгляд процедуре невнимательно, можно сделать ошибки, которые влекут признание документа недействительным. Впоследствии он не будет принят ПФР для назначения пенсии.

Когда нужен вкладыш

Трудовая — главный документ, при помощи которого можно подтвердить стаж человека. Заполнение происходит по месту трудоустройства. Если гражданин одновременно занят в качестве совместителя, то новая книжка на него не оформляется.

После того как все страницы заканчиваются, сотрудник кадров должен вшить новый вкладыш. Это требование установлено в Постановлении Правительства № 225. Вставка должна вестись аналогично основной книжке. Она является ее дополнением, то есть использоваться самостоятельно при дальнейшем трудоустройстве не может.

Как он выглядит

В его качестве может использоваться только документ, форма которого установлена законом. Вшить любой иной бланк невозможно.

Образец

Печатью занимается Госзнак. У каждого вкладыша имеются свои серия и номер, используются меры защиты, которые препятствуют подделке.

Если вставка предоставляется без трудовой, она не принимается ни кадровиками, ни работниками Пенсионного фонда. Для этого ее вшивают в книжку, чтобы они стали единым целым.

Вкладыш в трудовую книжку

Просто скачать и распечатать его невозможно, допускается только бланк, отпечатанный Госзнаком.

Правила заполнения

Прежде чем решить, куда вшить вкладыш в трудовую книжку, нужно определиться с тем, какие правила следует соблюдать при его заполнении. Вначале дублируются сведения из трудовой работника.

Страницы нумеруются в продолжении основной книжки. Впоследствии все сведения вносятся в дополнение по правилам основного документа.

Как вшить вкладыш

Процесс никак не определен на уровне закона. Но существует практическая инструкция, которой придерживается большинство сотрудников кадров.

Заполнение

В основной книжке должна проставляться отметка о том, что к ней есть дополнение. Чаще всего она ставится на внутренней части титульного листа. Здесь же указывается серия и номер дополнительного документа.

При проставлении отметки можно использовать штамп или шариковую ручку. При нанесении записи от руки важно, чтобы текст хорошо читался.

Подготовка инструментов

Чтобы вшить вставку, нужно приготовить несколько инструментов:

  • шило;
  • иглу;
  • нитки;
  • ножницы.

Бланк пришивается в середине к последнему развороту трудовой. Один накладывается на другой и вдоль сгибов делаются проколы. Чтобы они плотно держались, достаточно 4-5 отверстий.

Вшивание

Заключительный этап процедуры — вшить вкладыш. Для этого выбранную нитку нужно пропустить через отверстия несколько раз. После этого ее концы завязывают на узлы и обрезают ненужные кончики.

Количество вставок, которые могут использоваться в трудовой, не ограничено. После окончания одного бланка к нему можно вшить другой. И каждый раз на основной книжке проставляется отметка о выдаче нового с его реквизитами.

Внесение записи в журнал

Знать, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, недостаточно, этот факт еще нужно оформить. Для этого в специальный журнал вносится соответствующая запись.

Этот документ должен вестись правильно, быть пронумерованным, прошит и проклеен. Опломбированный журнал заверяется подписью руководителя организации.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Ошибки

Одна из распространенных ошибок, которая возникает, когда сотрудник пытается вшить бланк – использование для этих целей степлера или клея. Пришивать бланк и потом приступать к его заполнению тоже неправильно – так проще допустить нарушения при оформлении титульного листа.

Вкладыш нужно вшить в основную книжку, ведь иначе он может потеряться.

При ведении основной книжки тоже возникают ошибки:

  1. Кадровик продолжает вносить записи о деятельности в разделе “Сведения о награждениях”.
  2. В трудовую вклеиваются чистые листы.
  3. Вместо специальных вставок используются трудовые.
  4. Новый пришивается в середине старого.
  5. Книжка еще не закончилась, а сведения уже вносятся во вкладыш.

Исправление ошибки

Если в процессе кадровик допустил ошибки, он должен аккуратно расшить книжку и убрать испорченный бланк. Он подлежит утилизации. Специальная комиссия должна составить акт о списании с обязательным вклеиванием в него серии и номера.

Испорченный бланк уничтожается путем сжигания или измельчения.

Нужно ли платить

Обязанность по покупке вкладышей возложена на нанимателя. Но по закону у работодателя есть право удержать с работника понесенные затраты. Если при заполнении кадровик допустил ошибку, то взыскать с сотрудника средства на покупку еще одного бланка нельзя.

Удержать средства с работника можно несколькими способами:

  • через кассу;
  • переводом;
  • удержанием из зарплаты.

Этот момент оговаривается в локальных документах компании. Если руководитель распоряжается удержать средства из зарплаты сотрудника, он должен получить согласие.

Вшить новый вкладыш в закончившуюся трудовую не так сложно, но к этой процедуре нужно отнестись с особым вниманием, чтобы не совершить при этом ошибок. Если кадровик испортит и основной документ, ему придется дополнительно заниматься выдачей дубликата.

Есть ли у вас вкладыш к трудовой? Правильно ли он оформлен или сотрудник отдела кадров допустил ошибки? Сохраняйте статью в закладках и делитесь ей в социальных сетях, чтобы больше людей узнало о том, как должен выглядеть правильно вшитый вкладыш.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — в видео.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:

Отзывы и комментарии

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

error: Content is protected !!
Adblock
detector