Любые деловые отношения сегодня оформляются документально. Один из важнейших документов – это генеральная доверенность на получение товара, которая наделяет сотрудника компании правами на получение некоего товара или любой материальной ценности, даже если это простая упаковка. Без предъявления ее продавец откажется выдавать товар сотруднику. Поэтому крайне важно знать, как такой документ выглядит и каковы правила его оформления.
Что это такое?
Бумага на прием материальных ценностей выдается компанией своему сотруднику и наделяет его некими полномочиями, заключающимися в получении этих самых ценностей от третьих сторон. В каких ситуациях она требуется?
Например, когда происходит доставка товаров продавцом в складские помещения покупателя, сотрудникам складов и выдаются такие удостоверяющие бланки.
Или же компания занимается логистическими перевозками, тогда они должны получить разрешение от покупателя на транспортировку его товара на его же склады от поставщика. Причем может бумага быть многоразовой, для регулярной логистической деятельности, и одноразовой – для совершения одной операции по приему товара.
Бумага имеет стандартные бланки для заполнения, хотя может быть написана и в произвольной форме с соблюдением определенных правил. Существует два типа бланков для приема ценностей:
- М-2 – для единовременного;
- М-2а – для регулярного.
Оформляется доверенность в одном экземпляре, причем сотрудник должен расписаться за нее в журнале внутреннего документооборота. Если она оформлена в свободной форме, ее может получить любое физлицо, а вот форменный бланк доверенности разрешается выдавать только официальным работникам организации. Номер бланка обязательно регистрируется в журнале.
Выписывает доверенность сотрудник бухгалтерского отдела, а визирует директор предприятия. Действует она не более 14 дней, но иногда ее продлевают до 30 дней. В некоторых случаях может быть выдана годовая доверенность на получение материалов. По окончании срока бумага теряет свою силу, и по ней нельзя ни выдать, ни получить товар.
Иногда даже наличие у представителя предприятия оформленной доверенности не является залогом успеха совершения операции. Ряд ошибок при заполнении и при предъявлении бланка может привести к отказу продавца выдать ценности. Почему так происходит? Причина может быть в следующем:
- название организации-получателя написано с ошибкой;
- нет необходимых подписей;
- нет печати;
- имеются опечатки или исправления;
- у доверенного лица нет документа, удостоверяющего его личность;
- срок бумаги истек.
Казалось бы, одна опечатка в фамилии представителя, но совершение торговой операции откладывается на неопределенный срок. Иногда даже маленькая задержка может нанести серьезный ущерб бизнесу, поэтому следует внимательно подходить к заполнению бумаг.
Требования к заполнению
Как заполнить доверенность на получение товара? Выше было сказано, что доверенность М-2 оформляется либо в стандартной форме, либо в произвольной, по всем правилам, которые регламентированы законом:
- каждая ячейка бланка заполняется в обязательном порядке, без ошибок и исправлений;
- в случае оформления межотраслевой формы М-2 необходимо выписывать данные лица из его паспорта;
- на бланке должна быть подпись доверителя и директора организации;
- одна доверенность М-2 может быть оформлена на прием нескольких позиций сразу, но только если они будут у одного продавца;
- каждая товарная позиция должна быть вписана отдельно с полным указанием ее параметров.
Доверенность М-2 имеет две части, одна из которых остается у бухгалтера, а вторая передается продавцу после приема доверенным лицом материалов. Все корешки этих бумаг хранятся в архиве столько, сколько требует законодательство.
Бланк имеет две стороны: лицевую (заполняется первой) и оборотную. Официальный бланк доверенности содержит таблицу, в которую вносят следующую информацию:
- название организации и ее ОКПО;
- номер во внутреннем документообороте;
- дата и место выдачи прописью;
- информация о получателе (чаще всего эта строка повторяет первую);
- наименование банка и расчетный счет;
- срок действия;
- информация о получателе (ФИО и должность);
- сведения о поставщике;
- ссылка на контракт купли-продажи и поставки;
- номер отчета, подтверждающий выполнение работы.
Оборотная часть также содержит таблицу, в которой содержится вся информация о товаре:
- полное наименование товарных позиций;
- их порядковый номер;
- количество.
В пустых полях таблицы (если таковые имеются) ставятся прочерки. После этого доверенность на получение ТМЦ визирует директор предприятия. Работник, который выступает как доверенное лицо, также расписывается. Печать организации не требуется ставить на подобных бланках, но ее присутствие приветствуется, как и визирование главного бухгалтера.
Корешок, в котором прописывают все реквизиты, включен в унифицированную форму. После выполнения поручения этот корешок сохраняется в типографской книжке. Благодаря этому можно отследить любую доверенность на получение ТМЦ и совершенную по ней работу. Фиксировать эти бланки крайне важно, ведь они связаны с получением материальных ценностей, а значит, должны быть отмечены в журнале деятельности предприятия. Именно поэтому эти бланки и подписывают три уполномоченных лица.
Если бланк доверенности остался невостребованным по каким-то причинам, он возвращается в бухгалтерский отдел, где ставится об этом отметка, точно так же, как и в случае отмены действия бумаги.
Свободная форма
Если предприятие не имеет формы М-2 или нуждается в единоразовом заполнении, шаблон не используют, а пишут бумагу в свободной форме. Она также имеет правила по заполнению, указанные в п. 1 ст. 185 ч. 1 ГК РФ, и должна иметь:
- название, номер, место и дату выдачи;
- наименование компании, которая оформляет бумагу;
- ИНН и ОГРН компании, юр. адрес, а также информацию о ее регистрации;
- информацию об уполномоченном лице (ФИО, должность, данные документа, определяющие его полномочия);
- информацию о получателе (ФИО, паспортные данные, место прописки);
- перечень полномочий представителя;
- срок действия бумаги;
- информацию о возможном передоверии;
- подпись получателя.
Такая бумага, изготовленная с соблюдением всех правил заполнения, предоставляет лицу определенные полномочия, позволяющие ему получить товарно-материальный ценности. Рекомендуется поставить печать организации на ней, но законодательство не обязывает это делать.
Шаблон и бланки
Есть сайты, которые предлагают онлайн заполнение, но некоторые предпочитают самостоятельно создавать этот файл у себя в организации. Образец располагается ниже.
Форма М-2
Форма доверенности на получение товара М-2а
Свободная форма:
Полезное видео: доверенность на получение ТМЦ
Получение ТМЦ – это финансовая операция, которая должна осуществляться по всем правилам и быть соответствующим образом отмечена в деятельности организации во избежание проблем с налоговой инспекцией. Сопровождение процедуры сопутствующими документами требует от исполнителей соблюдения требований законодательства.
Это интересно! Как написать доверенность на получение денег и их возврат
