Даже при работе в одной организации, в трудовую книжку могут постоянно вноситься различные записи. Это могут быть данные о повышении, поощрениях, переводе на иную должность или иные отметки, которые отражают изменения в профессиональной деятельности человека.
Большое количество записей приводит к тому, что страницы просто заканчиваются. Но заводить новый документ для этого не нужно. Каждый кадровик должен знать, как оформить вкладыш в трудовую книжку, который будет считаться дополнением.
Что представляет собой вкладыш
Это документ установленной формы, утвержденной Постановлением Правительства № 225.
В нем 198 разворотов, среди которых:
- Обложка с наименованием.
- Страница, на которой содержатся все сведения о владельце.
- Сведения о работе.
- Сведения о награждениях.
Все они одинаковы, так как изготавливаются одним объединением и по единому образцу. Каждый имеет серию и номер, поэтому относится к строгой форме отчетности. Действуют только при предъявлении с книжкой, и без нее считаются недействительными.
Как заполнить вкладыш: пошаговая инструкция
Выдача вкладыша – задача работодателя, который, в том числе, должен и правильно его оформить. На практике этим занимается один из сотрудников, например, кадровик, который уполномочен на такие действия локальным актом.
Внесение сведений о сотруднике
Первая страница содержит данные о сотруднике.
Чтобы оформить этот раздел, в нем нужно указать следующее:
- ФИО в соответствии с данными, содержащимися в паспорте сотрудника.
- Дата рождения человека.
- Образование, в соответствии с данными с предоставленных при трудоустройстве дипломов.
- Наименование должности, на которой работает человек.
- Дата заполнения.
На бланке должны быть подписи сотрудника и кадровика, который занимался заполнением. Заверяется печатью организации. При ее отсутствии, достаточно подписи уполномоченного работника.
Внесение данных о трудовой деятельности
Вкладыш – это продолжение трудовой книжки, поэтому заполняется он так же, как и основной документ. Нумерация страниц и записей продолжается с учетом информации, содержащейся на последней странице книжки.
Чтобы правильно оформить раздел, в нем нужно указывать:
- Номер записи и дату ее внесения.
- Прием на работу.
- Перевод на новое место работы или должность.
- Увольнение.
- Реквизиты приказа, на основании которого происходит внесение записи.
Сокращения не допускаются. Данные о награждениях вносятся аналогично.
Вшивание бланка
Заполненный должным образом бланк должен быть вшит в книжку, только в таком случае он будет считаться действительным. Чтобы осуществить это, кадровику потребуется подготовить все необходимые инструменты.
Трудовая книжка открывается на последней странице, а бланк – ровно посередине. На обоих делают несколько проколов, после чего они сшиваются между собой. Нити перевязываются на несколько узлов.
Регистрация в учетном журнале
Заключительная часть, которая должна быть выполнена, чтобы оформить приложение – его регистрация. Для этого на трудовой книжке проставляется отметка с серией и номером. Чаще всего она присутствует на первом листе, с его внутренней стороны.
После совершения всех действий, необходимых, чтобы оформить продолжение, кадровик должен зафиксировать этот факт в специальном журнале.
Ошибки, допускаемые при оформлении вкладыша
Можно выделить несколько основных ошибок, которые возникают при попытке оформить вкладыш.
| Ошибка | Суть ошибки |
| Помарки на титульном листе | Это документ строгой отчетности, и ошибки на титульной странице не допускаются. В таком случае он утилизируется |
| Правки на внутренних страницах | Поправки во внутренней части допускаются, но просто зачеркивания или использования корректора недостаточно. Все исправления должны происходит по правилам |
| Внесение сведений о трудовой деятельности в разделе о награждениях | Правила запрещают такие действия. Если у работника нет награждений, этот раздел не заполняется |
| Нумерация начинается заново | Это продолжение книжки, поэтому нумерация в нем должна продолжаться, а не начинаться сначала |
| Используется вместо книжки | Они не взаимозаменяемы, вкладыш имеет юридическую силу только когда оба бланка предоставляются вместе |
Что будет, если не оформить вкладыш
Именно работодатель является стороной правоотношений, которая ответственна за правильное ведение документов. Если он уклоняется от этой обязанности и не хочет оформить вкладыш в трудовую, он привлекается к административной ответственности по статьям 5.27 и 13.20 КоАП в виде штрафов.
Если своими действиями или бездействиями наниматель причинил сотруднику вред, работник может подать на возмещение. Подобные споры рассматриваются только в суде.
Каждый работодатель должен знать, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, если место в основном документе закончилось. Он ведется так же, как и трудовая, а если в тексте допускаются ошибки, которые нельзя исправить, он просто утилизируется.
Если работодатель не исполняет требования закона и не оформляет все нужные бумаги или делает это неправильно, он может быть привлечен к ответственности.
Как оформить вкладыш в трудовую книжку: видео.
Сталкивались ли вы с необходимостью оформить вкладыша в трудовую книжку? Поделитесь своим опытом в комментариях. Сохраните статью в закладках, поделитесь ею в социальных сетях.
Подскажите, правильно ли поступает работодатель: у меня закончилась трудовая книжка, и нужно оформить вкладыш. Но он отказывается покупать его сам и говорит о том, что я должна принести пустой бланк, а он уже сам внесет в него все данные. Я должна сама покупать вкладыш?
Нет, самостоятельно покупать ничего не нужно. Организация сама покупает вкладыши, и фиксирует это в своих бухгалтерских документах. Но может вычесть стоимость бланка со следующей заработной платы сотрудника. Хотя я с таким встречалась редко.